Veel werk verzetten in weinig tijd, klinkt mij als ondernemer als muziek in de oren. Succes is namelijk niet het gevolg van “hard werken”, maar vooral van “slim werken”. Productief werken aan taken die echt belangrijk zijn. Ik luisterde naar het audioboek Eat that Frog van Brian Tracy om meer te leren over productief werken.

Mijn belangrijkste inzichten uit dit (audio)boek deel ik in dit artikel. Zo kan jij er direct mee aan de slag!

Les 1: Begin met de belangrijkste, vervelendste taak

Brian Tracy vergelijkt het uitvoeren van een vervelende taak met het opeten van een vieze, dikke, glibberige kikker. Het is een taak waar je liever niet aan begint, en die je soms eindeloos voor je uit schuift. Misschien bedenk je zelfs wel excuses om nog niet aan die ene belangrijke taak te beginnen. Je wil er even lekker voor gaan zitten en daar heb je nu geen tijd voor, je wil eerst nog een boek over dat thema uitlezen voor je deze taak echt goed kunt uitvoeren, etc.

Herkenbaar? Voor mij wel. “Eat that Frog” spoort je aan om juist met die ene lastige maar belangrijke taak te beginnen. Waarom? Omdat je er toch niet beter van wordt om deze taak voor je uit te schuiven, en omdat het je productiever maakt. Juist door die vervelende taak af te ronden, ervaar je zo’n sterk gevoel van voldoening, dat je daardoor gemotiveerd ook de volgende taak beter kunt oppakken.

Ik heb dit principe de afgelopen weken uitgebreid getest, en geloof me: het werkt.

Les 2: Leer prioriteiten stellen

Ik weet niet hoe het zit met jouw to do lijst, maar bij mij staan er regelmatig tientallen taken op, die lang niet allemaal even belangrijk zijn. Sommige taken zijn simpelweg minder belangrijk, of kosten gewoon bakken tijd en energie. Prioriteiten stellen, en inspelen op je eigen sterke kanten, is dus heel verstandig. Tracy schrijft in zijn boek:

So ask yourself that question; “If I could only do one thing all day long, what would it be?”
And then focus on those things.

Durf ook die keuze te maken. Grote kans dat iemand anders jouw belastingaangifte, of het bouwen van je website, veel beter en sneller kan doen, dan dat jij dat kan. Focus op je eigen primaire taken, die dingen waar je blij van wordt en goed in bent, en probeer andere taken uit te besteden.

Les 3: Je hoeft niet altijd bereikbaar te zijn

Tegenwoordig is het heel makkelijk om altijd online en bereikbaar te zijn, maar dat betekent niet dat je ook altijd bereikbaar moet zijn. Als je altijd je telefoon bij de hand hebt, een geluidje hoort bij elk binnenkomend berichtje, en je vervolgens ook nog eens e-mail meldingen krijgt in de hoek van je computerscherm, is de kans groot dat je afgeleid wordt. Maar wat als er nu een belangrijke klant belt? Dan bel je diegene terug. Op een moment dat het jou uitkomt.

En die mailbox, daar hoef je natuurlijk ook niet de hele dag druk mee te zijn. De schrijver van “Eat that Frog” stelt dat twee keer per dag je mails lezen meer dan genoeg is. Mensen ontvangen dan nog steeds binnen een paar uur reactie, zonder dat jij continue wordt afgeleid door binnenkomende berichten. En je dag starten met het openen van je mailbox? Dat is volgens Tracy helemaal uit den boze. Eerst plannen wat je wil gaan doen, dan die vieze kikker eten, en daarna als onderdeel van je routine, op een vast moment, je mail openen.

Zelf kan ik er soms best een beetje opgejaagd door worden, van klanten die op een willekeurig moment even een berichtje sturen of uitgebreid willen bellen. Het liefst liet ik dan alles uit mijn handen vallen, om eerst die klant te helpen. Want ik wil wel goede service leveren, goed bereikbaar zijn, en mijn klant vooruit helpen. Helaas kost dat ook een hoop energie, en betekent dat ook dat ik helemaal niet productief werk. Hier ben ik, sinds het luisteren naar “Eat that Frog” een stuk strenger in geworden. “Zet je vraag maar op de mail, dan pak ik het gelijk op als ik daar tijd voor heb”, is nu vaak mijn reactie. Fijner voor mij, omdat ik de baas blijf over mijn agenda, en fijner voor de klant, omdat ik dan ook echt tijd en aandacht heb voor zijn of haar vraag.

Heb jij ook een gouden tip om productiever te werken? Deel je tip dan hieronder in de reacties, dan kunnen anderen hier weer van leren!